「毎日のルーティン作業に時間を取られている…」
「手作業で作っている文書、もっと自動化できないかな？」
「情報整理がうまくできず、頭がごちゃついている…」
そんなビジネスパーソンにこそ活用してほしいのが、**ChatGPTによる“作業の外注化”**です。
この記事では、事務処理・文書作成・情報整理・指示文生成など、仕事の“手間”を減らすプロンプトを15個厳選。
コピペで使える例とともに、ChatGPTを業務効率化の相棒として活用する方法を紹介します。
ChatGPTで業務効率化を図るコツ
- 「どんな形式でほしいか（例：箇条書き／表形式など）」を明確に
- 「使う目的（例：上司に報告／社内共有用）」を伝える
- 作業内容はなるべく具体的に説明する
業務効率化に使えるプロンプト15選
01｜プロジェクト全体のWBSを作成
以下の業務内容に対して、完了までのステップを洗い出し、WBS（Work Breakdown Structure）形式でタスクを整理してください。
【業務】：新サービスLPの立ち上げ（企画〜公開まで）
02｜週次タスクの優先順位を整理
以下のタスクリストを「重要度×緊急度マトリクス」に分類し、今週集中すべき順番に並び替えてください。
【タスク一覧】：…（箇条書きで入力）
03｜定型業務を自動化・テンプレート化する案出し
以下の定型業務を「自動化／効率化／テンプレ化」する方法を10個出してください。ツール提案も含めてください。
【業務】：会議議事録作成／請求書の送付／社内報告メール
04｜Slack・チャット運用ルールを整備
以下のメンバー構成・課題をふまえ、Slack運用のベストプラクティス（チャンネル設計・返信ルール・自動化など）を提案してください。
【背景】：メンバー7名／情報が散乱／未読が多い
05｜ToDoリストを「行動単位」に分解
以下のタスクを、実行しやすい「行動レベルの小タスク」に細分化してください。
【タスク】：新入社員研修のマニュアル作成
06｜1日業務の時間配分を最適化
以下の業務内容を1日のスケジュールに落とし込んでください。集中力の波も考慮した配分でお願いします。
【業務】：資料作成／1on1／データ整理／対応待ち確認など
07｜業務フロー図（文章ベース）を生成
以下の業務について、文章ベースの業務フロー図を作成してください。ステップと関係者・判断ポイントを含めてください。
【業務】：オンラインセミナー開催プロセス
08｜会議のアジェンダ＋進行台本作成
以下のテーマで会議を行う場合、必要なアジェンダ（議題）と進行役の台本（司会進行案）を作ってください。
【テーマ】：今期のKPI進捗レビュー
09｜Googleスプレッドシート関数提案
以下の業務で役立ちそうなGoogleスプレッドシート関数／自動処理案を提案してください。
【業務】：勤怠管理／営業日報／月次集計
10｜習慣化したい行動のチェックリスト化
以下の業務習慣を定着させるために、日次チェックリストを5項目で作成してください。実行ハードルが低い順に並べてください。
【習慣】：朝のメール整理／日報記入／スケジュール確認
11｜業務改善アイデアを「部署横断」で提案
以下の課題をふまえ、他部署との連携も含めた業務改善策を5つ出してください。既存のリソースを活用してください。
【課題】：資料作成に毎週3時間以上かかる
12｜報連相を簡潔にまとめる文案を作成
以下の内容を、ビジネスメールでの「報連相」のフォーマットに従って整理し、端的に伝わるよう整えてください。
【内容】：…（自由入力）
13｜時間が奪われている「無駄タスク」の特定
以下の1日業務内容を見て、工数のわりに成果が出ていない“無駄タスク候補”を3つ特定し、削減策を提案してください。
【業務内容】：…（入力）
14｜新人向けの「業務引き継ぎマニュアル」構成案
以下の業務について、引き継ぎマニュアルを作成する場合の目次構成（H2〜H3）を提案してください。誰が読んでもわかるように整理してください。
【業務】：見積書作成〜送付の流れ
15｜朝礼／終礼の一言ネタ提案
毎日の朝礼／終礼で使える「短く前向きなひとこと挨拶」や「使える雑学・例え話」を5パターンずつ提案してください。
【社風】：若手多め／フランク／Slack活用
まとめ：ChatGPTは「作業の外注先」として最高のパートナー
ChatGPTを業務効率化のために使う最大のメリットは、**「頭を使わずに進められることが増える」**こと。
仕事の本質に集中するためにも、定型文・整理・要約などはAIに任せていきましょう。
日々の業務の“面倒”をChatGPTが代わりにこなしてくれれば、あなたの時間はもっと価値のある使い方ができます。
